Privacyverklaring

Doel van het Privacybeleid

In overeenstemming met de geldende regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, en in het bijzonder het Algemeen Reglement inzake de bescherming van persoonsgegevens nr. 2016/679 van 27 april 2016, besteedt UPSA ("UPSA") veel aandacht aan het respect voor de persoonlijke levenssfeer en hecht zij veel waarde aan haar relatie met u. Dit Privacybeleid beschrijft het type persoonlijke informatie dat we op deze website verzamelen, de subdomeinen en/of mappen, toepassingen en functies en alle gerelateerde informatie of communicatie, inclusief e-mail (de "site"), hoe we dergelijke informatie gebruiken en met wie we dergelijke informatie kunnen delen. Ons Privacybeleid beschrijft ook de maatregelen die worden genomen om de veiligheid van persoonlijke informatie te beschermen. We vertellen u ook hoe u ons kunt bereiken om antwoord te krijgen op eventuele vragen die u hebt omtrent de wijze waarop wij omgaan met privacy. De toegang tot en het gebruik van de site is onderworpen aan dit privacybeleid, de wettelijke mededelingen, de kennisgeving inzake geneesmiddelenbewaking en alle geldende wet- en regelgeving. Alle gebruikers moeten dit privacybeleid zorgvuldig lezen.

Hoe wordt "persoonlijke informatie" gedefinieerd in dit Privacybeleid?

De term "Persoonlijke informatie" zoals gebruikt in dit Privacybeleid is van toepassing op elke informatie of geheel van gegevens die door of namens UPSA wordt gebruikt om, direct of indirect, een natuurlijke persoon te identificeren. Wij gebruiken uw persoonlijke informatie in overeenstemming met dit Privacybeleid of, als we dat niet doen, zullen we u informeren of uw toestemming vragen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

A. Ik ben bezoeker van de website

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen om legitieme redenen. Deze redenen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • het beheer van vragen, verzoeken en klachten, verzonden via onlineformulieren;
  • het verzamelen van statistieken met betrekking tot het gebruik van de sites;
  • het optimaliseren van de werking en design van de sites.
B. Ik ben een persoon die direct marketing communicatie ontvangt

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen voor reclame- en direct marketingdoeleinden. Direct marketing is elke communicatie gericht op de promotie van onze diensten en producten, bestemd voor een fysiek persoon.

C. Ik ben een (contactpersoon van een) klant, leverancier of enige andere persoon wiens persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van commerciële activiteiten.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens alleen om gerechtvaardigde redenen. Deze redenen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

  • klantenbeheer;
  • beheer van leveranciers en andere commerciële contacten;
  • beheer van bestellingen en leveringen;
  • facturatie en boekhouding;
  • de communicatie van informatie over ons bedrijf;
  • de juiste organisatie van onze diensten en acties;
  • het beheer van verzoeken, vragen en klachten;
  • het beheer van geschillen;
  • public relations;
  • statistieken en marktonderzoek;
  • beveiliging;
  • toegangscontrole (voor bezoekers);
  • logistiek;
  • naleving van wettelijke verplichtingen.

De informatie die wij verzamelen en hoe wij die gebruiken

A. Persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt

Voor bepaalde secties van de site kan het nodig zijn dat u informatie verstrekt om een antwoord te krijgen op een verzoek/bestelling of om toegang te krijgen tot bepaalde secties/inhoud/functies of om deel te nemen aan een specifieke activiteit. Sommige van de informatiegegevens die u ons stuurt kunnen persoonlijke gegevens zijn. U kunt er altijd voor kiezen om de gevraagde informatie niet te verstrekken, maar het kan zijn dat u niet kunt deelnemen aan de activiteit waarvoor dergelijke informatie nodig is of dat u geen toegang hebt tot een specifieke inhoud, sectie of functie. Hieronder vindt u de manieren waarop u gevraagd kan worden om persoonlijke informatie te verstrekken en het soort persoonlijke informatie dat u kan verzenden. Wij informeren u ook over de manier waarop wij deze informatie gebruiken.

Registratie op de site

Registratie op de site is essentieel omdat de toegang tot de site enkel voorbehouden is aan apothekers in België en het Groothertogdom Luxemburg.

De informatie die wij u vragen te verstrekken bij de registratie op de site zal voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

  • nagaan of u behoort tot de specifieke doelgroep
  • controleren of uw registratie gebeurt op basis van authenticiteit
  • communicatie mbt de updates van de site en de toegangsmogelijkheden
  • het verbeteren en personaliseren van de site.

Contact opnemen

Als u met ons communiceert via de link " Contact opnemen " op onze site, kunnen wij u vragen om informatie zoals uw naam, telefoonnummer, bedrijfsgegevens en e-mailadres, zodat wij kunnen reageren op uw vragen en opmerkingen. 

Andere functies van de site

Onze site biedt verschillende functies, die van tijd tot tijd kunnen veranderen. Wij kunnen u vragen om bepaalde persoonlijke informatie te verstrekken, zodat wij met u kunnen communiceren over deze functies en ze naar behoren kunnen beheren. 

Ander gebruik van de informatie

We kunnen de persoonlijke informatie die u ons via de site verstrekt, gebruiken voor interne doeleinden. Deze doeleinden omvatten informatie met betrekking tot UPSA-activiteiten, sitebeheer, databaseanalyse en naleving van wettelijke vereisten, ons beleid en onze procedures.

B. Persoonlijke informatie die we op een andere manier verzamelen.

Wij verzamelen bepaalde informatie wanneer u onze site bezoekt, zoals het aantal gebruikers dat onze site bezoekt, de datum van hun laatste bezoek en de pagina's die ze hebben bezocht. Deze verzameling wordt gedaan door middel van cookies en IP-adressen, zoals hieronder uitgelegd, voornamelijk om de kwaliteit van de navigatie op onze site te verbeteren of om ons in staat te stellen globale statistische informatie over de gebruikers van de site te verzamelen. In sommige gevallen zal deze informatie ons in staat stellen om de inhoud van de site aan te passen aan uw interesses of om te voorkomen dat wij u tijdens uw bezoeken om dezelfde informatie vragen. UPSA zal deze trackingtechnologieën gebruiken op een manier die u niet persoonlijk identificeert. 

Cookies

Een cookie is een klein gegevensbestand dat door de server van de site naar de schijf van uw computer wordt gestuurd waar de internetbrowserbestanden worden opgeslagen. Met cookies kunnen websites kleine hoeveelheden gegevens op uw computer opslaan en deze later weer ophalen. 

Er worden geen cookies gebruikt op deze website.

IP-adressen

Een IP-adres is een unieke identificatiecode die door bepaalde elektronische apparaten wordt gebruikt om elkaar via het internet te identificeren en met elkaar te communiceren. Wanneer u onze sites bezoekt, kunnen wij informatie ontvangen over het IP-adres van het apparaat dat u gebruikt om verbinding te maken met het internet.

Welke persoonlijke gegevens verwerken wij?

A. Ik ben een bezoeker van de website   

De belangrijkste persoonlijke gegevens die wij verzamelen van de bezoekers van de websites zijn zeer beperkt. We kunnen echter wel persoonlijke gegevens verzamelen wanneer u besluit om contact met ons op te nemen of via de contactgegevens die op onze sites worden verstrekt. In dit kader zullen we vooral de volgende gegevens verwerken: voor- en achternaam, e-mailadres, bericht. 

De sites kunnen ook gebruik maken van cookies. Voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe wij deze controleren, kunt u de “verklaring van cookies” raadplegen.

B. Ik ben een persoon die direct marketing communicatie ontvangt

De persoonlijke gegevens die we verzamelen, kunnen onder meer zijn:

  • standaard identificatie- en contactgegevens (bv. naam en e-mailadres (privé / professioneel));
  • informatie over producten die u in het verleden hebt gekocht.

C. Ik ben een (contactpersoon van een) klant, leverancier of enige andere persoon wiens persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van commerciëleactiviteiten .

De persoonlijke gegevens die we verzamelen kunnen het volgende bevatten:

  • standaard identificatie- en contactgegevens (bv. naam, adres (particulier/beroepsmatig), telefoonnummer (particulier/beroepsmatig), e-mailadres (privé / professioneel));
  • persoonsgegevens (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal, enz;)
  • Financiële gegevens (bv. bankrekeningnummer,...);
  • Beroepsgegevens (bv. de organisatie waarvoor u werkt, uw functie, etc.);
  • Informatie die u aan ons heeft doorgegeven via elk mogelijk dienstverlenings- en communicatiekanaal dat wij aanbieden;
  • Gegevens met betrekking tot de producten en diensten die u wenst te kopen (type, levering enz.);
  • gegevens over hoe u onze producten en diensten gebruikt en ;
  • gegevens die u ons verstrekt wanneer u interesse toont in onze producten en diensten;
  • gezondheidsgegevens, met name gegevens verzameld in het kader van onze wettelijke verplichtingen inzake geneesmiddelenbewaking; 
  • informatie over ons kantoorbezoeken (in het bezoekersregister);
  • gegevens over de manier van interactie met ons en andere soortgelijke informatie.

Op welke juridische basis verwerken wij uw persoonsgegevens?

A. Ik ben een bezoeker van de website

Wanneer u contact met ons opneemt via de contactgegevens die op de websites worden weergegeven, worden uw persoonsgegevens in principe verwerkt om onze legitieme belangen te vrijwaren (d.w.z. het belang om uw vraag, verzoek of klacht zo goed mogelijk af te handelen).

In dit verband zullen we per geval analyseren of onze belangen opwegen tegen uw belangen, rechten en fundamentele vrijheden.

B. Ik ben een persoon die direct marketing communicatie ontvangt

Voor elektronische direct marketing communicatie vragen wij in principe uw uitdrukkelijke toestemming. We kunnen echter wel vertrouwen op onze legitieme belangen in de communicatie met bestaande klanten voor de promotie van producten of diensten die vergelijkbaar zijn met producten of diensten die deze klanten al hebben aangekocht. In dit verband zullen we per geval analyseren of onze belangen opwegen tegen uw belangen, rechten en fundamentele vrijheden.

C. Ik ben een (contactpersoon van een) klant, leverancier of enige andere persoon wiens persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van commerciëleactiviteiten .

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

  • voor het afsluiten of uitvoeren van een overeenkomst met u, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) de boekhouding, de facturatie en de levering;
  • voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen;
  • in het kader van de legitieme belangen van het bedrijf en/of een derde, zoals (maar niet beperkt tot) de goede uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten, klantenbeheer, leveranciersbeheer, etc. en dit, na een afweging van de belangen te hebben gemaakt. 

Indien wij wettelijk verplicht zijn om uw vrije, weloverwogen, specifieke en ondubbelzinnige toestemming te verkrijgen voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden (bijvoorbeeld specifieke direct marketing), zullen wij uw gegevens alleen voor die doeleinden verwerken voor zover wij die toestemming van u hebben verkregen.

UPSA zal ook af en toe gevoelige persoonlijke gegevens moeten verwerken. Dit betreft in het bijzondergezondheidsgegevens (bv. mogelijke neveneffecten meegedeeld door gebruikers) die worden verwerkt om de naleving van de wetgeving inzake geneesmiddelenbewaking te waarborgen. Voor deze activiteiten kan UPSA zich beroepen op de wettelijke toestemming op het gebied van de volksgezondheid.

Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?

A. Ik ben een bezoeker van de website

Uw persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.

Als algemene regel geldt dat persoonlijke gegevens, verkregen via berichten die zijn verzonden naar e-mailadressen die op de sites worden weergegeven, gedurende 5 jaar worden bewaard.

Afhankelijk van de specifieke situatie en de toepasselijke nationale wetgeving kunnen wij uw persoonsgegevens echter voor een langere periode bewaren. Dit zal met name het geval zijn indien een van de volgende periodes langer is: (i) zo lang als nodig is voor de betrokken activiteit of dienst; (ii) een eventuele bewaartermijn die wettelijk vereist is; of (iii) de verjaringstermijn waarbinnen gerechtelijke procedures kunnen worden aangespannen.

B. Ik ben een persoon die direct marketing communicatie ontvangt

Uw persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.

In de regel worden de persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden bewaard gedurende een periode van 5 jaar vanaf het laatste contact met de betrokken persoon. Indien u in de tussentijd klant bent geworden, kunnen wij uw persoonlijke gegevens echter voor een langere periode bewaren, namelijk 10 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie (dienst na-verkoop inbegrepen).

C. Ik ben een (contactpersoon van een) klant, leverancier of enige andere persoon wiens persoonlijke gegevens worden verwerkt in het kader van commerciële activiteiten

Uw persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden.

In de regel worden de persoonsgegevens die tijdens het gebruik van onze diensten worden verkregen, bewaard gedurende een periode van 10 jaar vanaf het einde van de contractuele relatie (dienst na-verkoop inbegrepen).

Afhankelijk van de specifieke situatie en de toepasselijke nationale wetgeving kunnen wij uw persoonsgegevens echter voor een langere periode bewaren. Dit zal met name het geval zijn indien een van de volgende periodes langer is: (i) zo lang als nodig is voor de betrokken activiteit of dienst; (ii) een eventuele bewaartermijn die wettelijk vereist is; of (iii) de verjaringstermijn waarbinnen gerechtelijke procedures kunnen worden aangespannen.

Worden uw persoonlijke gegevens gebruikt in een geautomatiseerd besluitvormingsproces?

Geautomatiseerde beslissingen worden gedefinieerd als beslissingen die betrekking hebben op personen, die uitsluitend genomen worden op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan juridische gevolgen verbonden zijn, en die de betrokken personen in belangrijke mate beïnvloeden.

In de regel worden uw persoonlijke gegevens niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitneming. Wij baseren geen enkele beslissing over u die uitsluitend gebaseerd is op de geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens.

De informatie die wij delen

Wij verkopen, verhuren of verhandelen geen persoonlijke informatie die door gebruikers via onze site wordt verstrekt, noch maken wij deze op enigerlei wijze openbaar, behalve zoals bepaald in dit Privacybeleid. Persoonlijke informatie wordt altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende wetgeving behandeld. Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met UPSA-gerelateerde entiteiten binnen de Europese Economische Ruimte en Zwitserland voor de beperkte doeleinden die in dit Privacybeleid zijn overeengekomen. We zijn ook gerechtigd om dergelijke informatie te delen met dienstverleners die namens ons zijn ingeschakeld om dergelijke informatie te verwerken, uitsluitend voor gegevensverwerkingsdoeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld voor het verwerken van online registratieformulieren voor evenementen). Wij wijzen u erop dat sommige dienstverleners gevestigd kunnen zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte die bekend staan om een adequaat niveau van bescherming van uw persoonsgegevens te bieden, of in landen buiten de Europese Unie die niet hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden als binnen de Europese Unie. Onze contractuele bepalingen verplichten onze dienstverleners echter om voldoende veiligheids- en vertrouwelijkheidsmaatregelen te implementeren om een adequaat niveau van bescherming van uw persoonlijke informatie te garanderen en om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie alleen wordt vrijgegeven in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij geven deze dienstverleners geen toestemming om informatie te gebruiken of openbaar te maken voor andere doeleinden dan voor de door ons gefinancierde diensten of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Daarnaast is het ons toegestaan om informatie over u te onthullen (i) als we wettelijk of gerechtelijk verplicht zijn om dit te doen, (ii) als reactie op een verzoek van de wetshandhavingsinstanties of andere overheidsfunctionarissen, of (iii) als we van mening zijn dat de onthulling noodzakelijk of gepast is om fysieke schade of financieel verlies te voorkomen, of bij het onderzoek naar verdachte of daadwerkelijke illegale activiteiten. Voor zover dit in overeenstemming is met de vereisten van de toepasselijke wetgeving, behouden wij ons het recht voor om alle informatie die wij over u hebben over te dragen als wij onze bedrijfsactiviteiten of al onze activa of een deel daarvan verkopen of overdragen. In het geval van een dergelijke verkoop of overdracht zullen we alle redelijke inspanningen leveren om de ontvanger van de persoonlijke informatie die u via deze site hebt verstrekt, aan te moedigen deze informatie op dezelfde manier te gebruiken als in dit Privacybeleid.

Koppelingen naar andere sites

We bieden soms een link naar andere sites aan voor uw gemak en ter informatie. Deze sites werken onafhankelijk van onze site en staan niet onder onze controle. Deze sites hebben mogelijk hun eigen privacyverklaringen of gebruiksvoorwaarden, we raden u ten zeerste aan deze te lezen als u een andere site bezoekt via een link. De inhoud van deze sites, de producten of diensten die door deze sites worden aangeboden, of het gebruik van externe sites die via een link toegankelijk zijn, valt niet onder onze verantwoordelijkheid. In de wettelijke verklaring is meer informatie te vinden over dit onderwerp.

Hoe wij persoonlijke informatie beschermen

Wij hanteren administratieve, technische en fysieke beveiligingen om de site te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging van de persoonlijke informatie die wij via onze site verzamelen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. 

Wij beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot degenen van wie we redelijkerwijs denken dat ze die informatie nodig hebben om hun werk te kunnen doen.

Wijziging van het privacybeleid

Onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving kan UPSA te allen tijde de voorwaarden van dit Privacybeleid met betrekking tot het gebruik van de site herzien. In het geval van een wijziging van de voorwaarden die in dit Privacybeleid zijn opgenomen, zal het gewijzigde Privacybeleid op de site worden geplaatst. U bent gebonden aan deze herziene voorwaarden en dient deze daarom regelmatig te raadplegen.

Rechten met betrekking tot persoonlijke gegevens.

Wij hopen dat deze privacyverklaring u helpt te begrijpen en u geruststelt over de manier waarop we met uw persoonlijke gegevens omgaan. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze afgevaardigde verantwoordelijk voor de bescherming van persoonlijke gegevens, eudpo@upsa-ph.com

U heeft verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken. In het bijzonder heeft u het recht om:

  • toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen;
  • ons te verzoeken uw persoonlijke gegevens bij te werken of te corrigeren als de opgeslagen gegevens onjuist of onnauwkeurig waren;
  • ons te verzoeken dat wij de persoonlijke gegevens over u die wij bewaren, verwijderen of dat wij de manier waarop wij dergelijke persoonlijke gegevens gebruiken beperken als u van mening bent dat er geen  wettelijke basis (meer) is dat wij ze behandelen;
  • uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (voor zover dergelijke verwerking op toestemming is gebaseerd);
  • een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en om deze persoonsgegevens door te geven aan een andere partij (voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of op de uitvoering van een contract);
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor wij het gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag gebruiken; in dat geval zullen we de verwerking stopzetten, tenzij er een dwingende wettelijke basis is die primeert.

U kunt deze contactgegevens ook gebruiken als u een klacht wilt indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor verdere informatie – Hoe contact met ons opnemen

Als u vragen heeft over onze praktijken op het gebied van informatieverstrekking, of als u een volledige lijst wilt ontvangen van de ontvangers van uw persoonlijke informatie (UPSA's partnerentiteiten, Europese Economische Ruimte of dienstverleners), neem dan contact met ons op:

1. Per e-mail op: Info.be@upsa-ph.com

2. of schrijf ons op volgend adres:
UPSA Belgium NV/SA, Bld de France 9 – B-1420 Braine-l’Alleud, Belgium

Ontdek ons Gamma