Politique de protection de la vie privée

Objet de la politique de protection de la vie privée

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016, UPSA (« UPSA ») apporte une grande attention au respect de la vie privée et accorde une grande importance à la relation qu’elle entretien avec vous. La présente politique de protection de la vie privée décrit le type d'information personnelle que nous collectons sur ce site internet, ses sous-domaines et/ou ses répertoires, ses applications et ses fonctions ainsi que toutes les informations connexes ou les communications y compris le courrier électronique (le « Site »), les modalités d’utilisation de ces informations et les tiers avec lesquels nous pouvons être amenés à partager ces informations. Notre politique de protection de la vie privée décrit également les mesures mises en œuvre pour protéger la sécurité des informations personnelles. Nous vous indiquons également comment nous contacter pour obtenir des réponses à d'éventuelles questions. L'accès et l'utilisation du site est soumis à la présente politique de protection de la vie privée, aux mentions légales, à la note de pharmacovigilance et aux lois et réglementations en vigueur. Tous les utilisateurs doivent lire attentivement la présente politique de protection de la vie privée.

Comment les « Informations personnelles » sont-elles définies par la présente politique de protection de la vie privée ?

Le terme « Informations personnelles », tel qu'il est utilisé dans la présente politique de protection de la vie privée, s'applique à toute information ou ensemble d'informations qui identifie ou est utilisé par ou au nom de UPSA pour identifier, directement ou indirectement, une personne physique. Nous utilisons vos informations personnelles conformément à la présente politique de protection de la vie privée ou dans le cas contraire, nous vous informerons ou solliciterons votre consentement conformément aux lois en vigueur.

Pour quelles finalités traitons-nous vos données ?

A. Je suis un visiteur du site internet

Nous traitons seulement vos données à caractère personnel pour des motifs légitimes. Ces motifs comprennent, mais ne se limitent pas à:

  • la gestion des questions, requêtes et plaintes envoyées via des formulaires en ligne;
  • la récolte de statistiques au sujet de l’utilisation des sites;
  • l’amélioration des performances et du design des sites.
B. Je suis une personne recevant des communications de marketing direct

Nous traitons seulement vos données à caractère personnel pour la publicité et le marketing direct. Le marketing direct est toute communication visant la promotion de nos services et de nos produits, adressée à une personne physique.

C. Je suis un (une personne de contact d’un) client, fournisseur ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des activités commerciales

Nous traitons seulement vos données à caractère personnel pour des motifs légitimes. Ces motifs comprennent, mais ne se limitent pas à:

  • la gestion des clients;
  • la gestion des fournisseurs et la gestion des autres contacts commerciaux ;
  • la gestion des commandes et des livraisons;
  • la facturation et la comptabilité;
  • la communication d’informations sur notre société;
  • la bonne organisation de nos services et de nos actions;
  • la gestion des demandes, requêtes et plaintes;
  • la gestion des différends;
  • les relations publiques;
  • les statistiques et études de marché;
  • la sécurité;
  • le contrôle de l’accès (pour les visiteurs);
  • la logistique;
  • le respect des obligations légales.

Les informations que nous recueillons et comment nous les utilisons

A. Informations personnelles que vous nous fournissez.

Certaines sections du site peuvent nécessiter que vous envoyiez des informations afin d’obtenir une réponse à une demande/commande ou de pouvoir accéder à certaines sections / certains contenus / certaines fonctions ou de participer à une activité précise. Certaines informations que vous nous envoyez peuvent être des données personnelles. Vous pouvez toujours choisir de ne pas fournir les informations demandées, toutefois, il se peut que vous ne puissiez pas participer à l’activité nécessitant ces renseignements ou accéder à un contenu, une section ou une fonction spécifique. Voici les moyens par lesquels il peut vous être demandé de fournir des informations personnelles et le type d'informations personnelles que vous pouvez envoyer. Nous vous informons également des modalités d’utilisation de ces informations.

Enregistrement sur le site

L’enregistrement sur le site est indispensable car l’accès au site est uniquement réservé aux pharmaciens en Belgique et au Grand-Duché de Luxembourg.
Les informations que nous vous demandons pour vous inscrire sur le site serviront aux fins suivantes :

  • vérifier si vous appartenez au groupe cible spécifique
  • vérifier si votre enregistrement s’est fait sur base d’authenticité
  • communiquer les mises à jour du site et les solutions d’accès
  • améliorer et personnaliser le site.

Contactez-nous

Si vous communiquez avec nous par le biais de la rubrique « Comment nous contacter » sur notre site, nous pouvons vous demander des informations comme par exemple votre nom, numéro de téléphone, renseignements professionnels et adresse de courrier électronique, afin de pouvoir répondre à vos questions et commentaires.

Autres fonctions du site

Notre site propose plusieurs fonctions, qui peuvent changer de temps à autres. Nous pouvons vous demander d'envoyer certaines informations personnelles afin de pouvoir communiquer avec vous à propos de ces fonctions et de les gérer correctement.

Autres utilisations des informations

Nous pouvons utiliser les informations personnelles que vous nous communiquez par le biais du site à des fins internes. Ces fins comprennent l’information concernant des activités UPSA, l'administration du site, l'analyse de base de données et leur conformité aux exigences légales, à notre politique et aux procédures. 

B. Informations personnelles que nous collectons par le biais d’autres moyens. 

Nous collectons certaines informations lorsque vous visitez notre Site, comme le nombre d'utilisateurs qui visitent notre Site, la date de leur dernière visite et les pages accédées. Cette collecte se fait par l'intermédiaire des cookies et des adresses IP, comme cela est expliqué ci-dessous, principalement dans le but d'améliorer la qualité de navigation sur notre site ou nous permettre de recueillir des informations statistiques agrégées sur les utilisateurs du site. Dans certains cas, ces informations nous permettront d’adapter le contenu du Site à vos centres d’intérêts ou nous éviteront de vous demander les mêmes informations au fil de vos visites. UPSA utilisera ces technologies de traçage de manière à ne pas vous identifier personnellement.

Cookies

Un cookie est un petit fichier de données qui est envoyé par le serveur du site sur le disque de votre ordinateur, dans l'emplacement de stockage des fichiers de navigation internet. Les cookies permettent aux sites internet de stocker de petites quantités de données sur votre ordinateur et de les récupérer par la suite.

Aucun cookie n'est utilisé sur ce site web.

Adresses IP

Une adresse IP est un identifiant unique dont se servent certains appareils électroniques pour s’identifier et communiquer entre eux sur Internet. Lorsque vous vous rendez sur nos Sites, nous pouvons recevoir des informations sur l'adresse IP de l'appareil que vous utilisez pour vous connecter à Internet.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

A.Je suis un visiteur du site internet

Les données à caractère personnel principales que nous collectons des visiteurs des sites internet sont très limitées. Nous pouvons cependant collecter des données à caractère personnel lorsque vous décidez de nous contacter ou les données de contact mentionnées sur nos sites. Dans ce cadre, nous traiterons essentiellement les données suivantes:  nom et prénom, adresse e-mail, message.

Les sites peuvent également utiliser des cookies. Pour de plus amples informations sur les cookies que nous utilisons et sur la manière de les contrôler, veuillez consulter la déclaration des cookies.

B.JE SUIS une personne recevant des communications de marketing direct

Les données à caractère personnel que nous collectons peuvent inclure:

  • des données standards d’identification et de contact (par exemple le nom et l’adresse e-mail (privée/professionnelle));
  • des informations sur les produits que vous avez achetés dans le passé.

C.Je suis un (une personne de contact d'un) client, fournisseur ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des activités commerciales

Les données à caractère personnel que nous collectons peuvent inclure :

  • des données standards d’identification et de contact (par exemple le nom, l’adresse (privée/professionnelle), le numéro de téléphone (privé/professionnel), l’adresse e-mail (privée/professionnelle));
  • des données personnelles (par exemple l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, la nationalité, la langue...);
  • Des données financières (par exemple le numéro de compte bancaire,...);
  • Des données d’occupation (par exemple l’organisation pour laquelle vous travaillez, votre fonction...);
  • Les informations que vous nous avez transmises via tout service et canal de communication possible que nous offrons;
  • des données relatives aux produits et services souhaités et achetés (type, livraison etc.);
  • des données sur la manière dont vous utilisez nos produits et services ainsi que des ;
  • des données que vous nous fournissez lorsque vous montre de l’intérêt dans nos produits et services;
  • des données de santé, notamment des données collectées dans le cadre de nos obligations légales relatives à la pharmacovigilance; 
  • des informations sur les visites à nos bureaux (dans le registre des visiteurs);
  • des données sur la manière dont vous interagissez avec nous et d’autres informations similaires.

Sur base de quel fondement juridique traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Je suis un visiteur du site internet

Lorsque vous nous contactez via les données de contact affichées sur les sites web, vos données à caractère personnel seront en principe traitées pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes (à savoir l’importance de traiter votre question, requête ou plainte du mieux possible).

Dans ce cadre, nous analyserons au cas par cas si nos intérêts surpassent vos intérêts, droits et libertés fondamentales.

Je suis une personne recevant des communications de marketing direct

Pour les communications de marketing direct électronique, nous demanderons en principe votre consentement explicite. Nous pouvons cependant nous baser sur nos intérêts légitimes dans le cadre des communications envers les clients existants pour la promotion de produits ou de services similaires à ceux déjà acquis par ces clients. Dans ce cadre, nous analyserons au cas par cas si nos intérêts surpassent vos intérêts, droits et libertés fondamentales.

Je suis un (une personne de contact d’un) client, fournisseur ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des activités commerciales

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités mentionnées ci-dessus:

  • en vue de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat avec vous, en ce compris (mais ne se limitant pas à) la comptabilité, la facturation et la livraison;
  • pour l’accomplissement de nos obligations légales;
  • dans le cadre des intérêts légitimes de la société et/ou d’un tiers, tel que (mais sans s’y limiter) au bon déroulement de nos activités commerciales, à la gestion des clients, à la gestion des fournisseurs, etc. et ce, après avoir effectué une mise en balance des intérêts.

Si nous avons l’obligation légale d’obtenir votre consentement libre, éclairé, spécifique et univoque en vue de traiter vos données à caractère personnel pour certaines finalités (par exemple du marketing direct spécifique), nous traiterons seulement vos données pour de telles finalités dans la mesure où nous avons obtenu un tel consentement de votre part.

UPSA devra également occasionnellement traiter des données sensibles à caractère personnel. Il s'agit notamment de données de santé (par exemple des effets indésirables éventuels rapportés par les utilisateurs) traitées afin d'assurer le respect de la législation relative à la pharmacovigilance.  Pour ces activités, UPSA peut se baser sur une autorisation légale dans le domaine de la santé publique.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Je suis un visiteur du site internet

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que le délai nécessaire en vue des finalités décrites ci-dessus.

En règle générale, les données à caractère personnel obtenues via des messages envoyés aux adresses e-mails affichées sur les sites sont conservées pendant une période de 5 ans.

En fonction de la situation spécifique et de la législation nationale applicable, nous pouvons toutefois conserver vos données à caractère personnel pour une période plus longue. Cela sera particulièrement le cas si l’une des périodes suivantes est plus longue: (i) aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou le service concerné; (ii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iii) le délai de prescription au cours duquel une procédure judiciaire peut être introduite.

Je suis une personne recevant des communications de marketing direct

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que le délai nécessaire en vue des finalités décrites ci-dessus.

En règle générale, les données à caractère personnel à des fins de marketing direct sont conservées pour une période de 5 ans à partir du dernier contact avec l'individu concerné. Si vous êtes devenu client entretemps, nous pouvons cependant conserver vos données à caractère personnel pour une période plus longue, à savoir 10 ans à partir de la fin des relations contractuelles (en ce compris les services après-vente).

Je suis un (une personne de contact d'un) client, fournisseur ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des activités commerciales

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que le délai nécessaire en vue des finalités décrites ci-dessus.

En règle générale, les données à caractère personnel obtenues dans le cadre de l’usage de nos services sont conservées pendant une période de 10 ans à partir de la fin des relations contractuelles (en ce compris les services après-vente).

En fonction de la situation spécifique et de la législation nationale applicable, nous pouvons toutefois conserver vos données à caractère personnel pour une période plus longue. Cela sera particulièrement le cas si l’une des périodes suivantes est plus longue: (i) aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou le service concerné; (ii) toute période de conservation requise par la loi ; ou (iii) le délai de prescription au cours duquel une procédure judiciaire peut être introduite.

Vos données à caractère personnel sont-elles utilisées dans un processus décisionnel automatisé?

Les décisions automatisées sont définies comme des décisions relatives à des individus, qui sont prises uniquement sur la base d’un traitement des données automatisé, et auxquelles des conséquences juridiques sont liées, et qui affectent les personnes concernées d’une manière significative.

En règle générale, vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour des prises de décision automatisées. Nous ne basons aucune décision vous concernant uniquement sur la base d’un traitement automatisé de vos données à caractère personnel.

L'information que nous partageons

Nous ne vendons, ne louons ou n'échangeons pas les informations à caractère personnel soumises par les utilisateurs par le biais de notre site, ni ne les divulguons par quelque moyen que ce soit excepté comme prévu dans la présente politique de confidentialité. Les informations à caractère personnel sont systématiquement traitées en toute confidentialité et conformément aux lois applicables. Nous sommes autorisés à partager vos informations à caractère personnel avec des entités liées à UPSA au sein de l’Espace économique européen et en Suisse, aux fins limitées convenues dans la présente politique de confidentialité. Nous sommes également autorisés à partager de telles informations avec des prestataires de services chargés pour notre compte de procéder à leur traitement, uniquement à des fins de traitement des données et conformément aux lois applicables (par exemple, pour le traitement des formulaires d'inscription en ligne à des événements). Nous vous informons que certains prestataires de services peuvent être établis dans des pays ne faisant pas parti de l’espace économique européen, mais reconnus pour offrir un niveau de protection adéquat de vos informations à caractère personnel, ou dans des pays ne faisant pas partie de l'Union européenne qui n'offrent pas le même niveau de protection des données qu’au sein de l'Union européenne. Néanmoins, nos dispositions contractuelles exigent de nos prestataires qu'ils déploient des mesures de sécurité et de confidentialité suffisantes soient mises en œuvre par les fournisseurs de services pour assurer un niveau adéquat de protection de vos informations à caractère personnel et de sorte que celles-ci ne soient divulguées que conformément aux lois applicables. Nous n'autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer des informations à des fins autres que pour les services commandités par nous ou pour satisfaire aux exigences légales. De plus, nous sommes autorisés à divulguer des informations vous concernant (i) si nous en avons l'obligation légale ou judiciaire, (ii) en réponse à une demande des autorités d’application de la loi ou d’autres agents gouvernementaux, ou (iii) si nous considérons que leur divulgation est nécessaire ou appropriée afin de prévenir des dommages physiques ou une perte financière, ou dans le cadre d’une enquête sur une activité illégale suspectée ou avérée. Dans la mesure où cela est conforme aux exigences prévues par les lois applicables, nous nous réservons le droit de transférer toute information en notre possession vous concernant si nous vendons ou transférons toutes ou partie de nos activités commerciales ou tous ou partie de nos actifs. Dans l’éventualité d'une telle vente ou d'un tel transfert, nous nous déploierons tous les efforts raisonnables pour inciter le destinataire des informations à caractère personnel que vous avez communiquées par le biais de ce site à les utiliser dans le même esprit que celui de la présente politique de confidentialité.

Liens vers d'autres sites

Nous fournissons parfois des liens vers d'autres sites par souci de commodité et d'information. Ces sites fonctionnent indépendamment de notre site et ne sont pas sous notre contrôle. Ces sites peuvent disposer de leurs propres avis de confidentialité ou conditions d'utilisation, que nous vous recommandons fortement d'examiner si vous visitez un autre site via un lien. Le contenu de ces sites, les produits ou les services qui peuvent être proposés par ces sites, ou toute utilisation de sites externes accessibles via un lien ne relève pas de notre responsabilité. Veuillez vous reporter aux mentions légales pour obtenir de plus amples informations à ce sujet.

Comment nous protégeons les informations personnelles

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques du site contre les pertes, l'utilisation abusive ou l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction des informations personnelles que nous collectons par le biais de notre site, conformément aux lois en vigueur.

Nous limitons l’accès à vos informations personnelles à ceux dont nous croyons raisonnablement qu’ils ont besoin de prendre connaissance de ces informations afin d’effectuer leur travail.

Modification de la politique de protection de la vie privée

Sous réserve des lois en vigueur, UPSA peut, à tout moment, réviser les termes et conditions de la présente politique de protection de la vie privée régissant l'utilisation du site. En cas de modification des termes et conditions contenues dans la présente politique de protection de la vie privée, la politique de protection de la vie privée modifiée sera affichée sur le site. Vous êtes tenu de respecter ces modalités révisées et vous devez donc consulter régulièrement ces termes et conditions.

Droits relatifs aux données à caractère personnel.Nous espérons que la présente Déclaration Vie Privée vous aide à appréhender, et vous rassure sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre délégué responsable de la protection des données personnelles, eudpo@upsa-ph.com

Vous avez différents droits en ce qui concerne les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons. Vous avez plus particulièrement le droit de :

  • d’obtenir un accès à vos données à caractère personnel et d’en recevoir une copie ;
  • de demander que nous mettions à jour vos données à caractère personnel ou que nous les corrigions, si les données conservées étaient incorrectes ou imprécises ;
  • de demander que nous effacions les données à caractère personnel vous concernant que nous détenons, ou que nous limitions la manière dont nous utilisons de telles données à caractère personnel si vous considérez qu’il n’y a pas (plus) de base légale pour que nous les traitions; 
  • de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (dans la mesure où un tel traitement est basé sur le consentement);
  • de recevoir une copie de vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transmettre ces données à caractère personnel à une autre partie (dans la mesure où le traitement est basé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat);
  • de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour lequel nous utilisons l’intérêt légitime comme base légale ; dans pareil cas, nous arrêterons le traitement, à moins d’avoir une base légale impérieuse qui prévaudrait.

Vous pouvez également utiliser ces coordonnées si vous souhaitez introduire une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétentes, relative au traitement de vos données à caractère personnel.

Pour de plus amples informations - Comment nous contacter

Si vous avez des questions sur nos pratiques relatives à l'information, ou si vous souhaitiez recevoir une liste complète des destinataires de vos informations personnelles (entités partenaires de UPSA, de l'Espace économique européen ou fournisseurs de services), veuillez nous contacter :

Par courrier électronique à : 
info.be@upsa-ph.com 

ou écrivez-nous à : 
UPSA Belgium NV/SA Bld de France 9 B-1420 Braine-l’Alleud, Belgium

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